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Product Review
I-ON Communications 신제품 IBCMS 출시!!
2013. 07. 01

iBCMS “전자문서관리시스템”  

(I-ON Business Content Management System)  

 

1.  iBCMS 개요

iBCMS 개요 설명 : Create/Capture(Explore Interface, Crawling Interface, PC Migration Interface, Web Interface, Scanned images Interface, E-Mail Interface, System Integration Interface)에서 Manage(Content Modeling Service, Content Store Service, Content Manager Service, Content Secure Service, Content Map Service, Content Approval Service, FTR Service, System Interface Service)로 이동이 되고,  Use(Search and Retrival, Tree Search and Retrival, Stored Search and Retrival, E-Mail Attach, Favorite Manage, Share Manage, Internet Search)로 이동이 된다.


-   최근 컴퓨터의 발전으로 기업의 자료 보관 및 관리에 혁신적인 발전이 있었고 이에 따른 디지털화가 보편화됨과 더불어 원본서류의 훼손 및 변형 등에 문제점을 보안 하려는 노력이 필요하게 되어 안정적인 보관, 업무에 신속성, 효율성을 필요로 하게 되었습니다.

1> 문서분류체계미흡 : 기업이나 기관 내부의 문서분류 기준정책을 마련하여 문서관리를 위한 제도적 보완이 필요

2> 관리대상문서의과다 : 문서의 중요도와 활용도에 따른 보관기간을 설정하여 불필요한 문서들의 정리작업이 필요

3> 문서관련정보공유부족 : 문서 관련 정보공유를 활성화하기 위한 제도를 마련하여 업무의 효율성을 높일 수 있는 빠른 문서 검색이 필요

4> 문서이력관리미흡 : 문서의 생성에서 폐기까지의 단계별 이력관리체계를 마련하여 문서이력의 중요정보정의 및 관리가 필요

 

   

2.  iBCMS 특장점

1>  기존의 틀에 박힌 자료관리 시스템을 개선하여 사용자 편의를 강화하여 내가 사용하기 편한 시스템 구현

2>  자료의 등록은 내 디스크, 파일서버, 인터넷 등 다양한 등록 방식 제공

3>  검색 엔진을 통한 문서 명, 색인 값, 태그 정보, 원문 내용 등 다양한 검색 지원

4>  인터넷에서 만이 사용하는 Tagging을 이용한 문서 등록을 지원하고, Tag를 주요검색 Keyword로 검색 지원

5>  Tag 정보를 이용한 RSS 서비스 지원

6>  기존에 LDAP 등 회사에 부서 및 조직원 정보와 연계한 문서 분류체계도 지원

7>  PC에 잇는 차일을 쉽게 등록할 수 있는 방법 지원 (Google Open API 통한 지원)

8>  Blog를 이용한 특정 업무에 대한 Know-How 및 관심 Site를 사용자가 가질 수 있도록 사내 지식 포털로서의 확장 지원

9>  파일 종류에 따른 Preview 서비스 지원

10> Content의 유형, 파일 종류에 따른 View 모드 지원 필요  

 

3.  iBCMS 주요기능

1>  기업 내에서 업무수행 중 발생하는 각종 자료를 iBCMS에 등록하기 위하여 자료유형을 고려한 다양한 등록기능을 지원.

2>  등록 시 폴더권한 상속 및 문서 유형에 따른 등록으로 손쉬운 등록 제공

3>  문서 등록 시 탐색기와 연동을 통해 탐색기에서 파일을 선택한 후 Drag & Drop 을 통해 손쉽게 문서를 등록할 수 있는 기능 제공

4>  iBCMS 내에 저장된 문서를 다양한 검색방법으로 원하는 자료를 신속하게 검색하며 검색된 문서 정보를 조회하여 업무에 활용함으로써 업무의 생산성 향상

5>  이미지 Thumbnail 기능제공 및 컨텐트 제목, 태그, 파일명 등 다양한 조건에 따른 검색 제공

6>  기업의 보안지침과 업무지침에 따라 폴더별 / 문서별로 각각 보안 등급을 설정하며, 생성되는 문서에 대해 사용자 / 그룹 / 전사별로 각기 다른 접근 권한을 부여함으로써 문서 보안을 강화함

7>  폴더별, 그룹별, 사용자별 권한 설정으로 다양한 권한 체계 확립

8>  문서 반출 승인룰 지정 및 활용에 따라 Workflow 자동 적용 기능 제공

9>  등록된 문서를 수정/변경하기 위하여 사용자의 PC로 다운로드 하거나 변경작업이 완료된 파일의 버전을 높여 시스템에 등록시켜 이전 버전문서와 함께 저장 관리함으로써 변경이력을 체계적으로 관리.

10> 결재문서 및 이메일 문서 등 그룹웨어에서 생성된 문서를 API 를 통해서 iBCMS 자동이관 방안 제공

 

4.  iBCMS 도입 효과

iBCMS 주요기능 : File server에서는 자료 공유 가능, 기본적인 검색 제공, 보안 기능 취약, 데이터 보호가 어렵고, 개인 PC로 자료/정보 공규 어려움, 제한된 파일 검색, 문서 내용 검색 불가능, 중복적인 자료 보관이 용이 하며, 문서철은 자료 고유 가능, 분류체계 외 검색 가능, 높은 보관 비용, 자료 활용도 낮음으로  iBCMS에 문서, 조면, Multi Media, 속성정보를 저장하고, 문서배포, Tag RSS 서비스, Workflow 지원을 유통하며, Access 권한, History 관리 보안을 하며, 저장, Version, 출력/조회를 관리 하고, Tagging 문서 등록, Full Text, 태그/키워드를 검색할 수 있다.

1>  가격 경쟁력 제고
- iBCMS를 도입함으로써 문서의 조회 및 검색에 걸리는 Over Time 단축되며 종이문서에 보관공간의 물리적 비용이 감소됩니다. 유사한 컨텐트에 재활용으로 인하여 투입 인건비가 줄어 들게 됩니다.

2> 축적된 컨텐트의 지속적인 재사용 기반 구축
 - 기 등록된 컨텐트를 재 조합하여 활용 하고자 하는 템플릿과 결합, 가공하여 자유롭게 사용할 수 있으며 또한 e-Mail, Desktop, Internet 등 다양한 매체를 지원함으로써 이용자들의 급변하는 요구에 대한 신속한 대응이 가능합니다.

3> 문서의 관리 측면
- iBCMS를 통해 각 개별 컨텐트를 서버와 확보함으로 손실 및 훼손의 위험성을 제거 할 수 있으며 중복 보관으로 인해 낭비되던 자원을 재활용 할 수 있습니다. 또한 중요문서의 외부 유출을 차단, 통제 함으로 관리의 효율을 극대화 할 수 있습니다.

4> 서비스 신뢰도 향상
- Load Balancing 등 서비스의 무결성을 보장하며, 컨텐트의 자동 이력 관리를 지원함으로써 문제 발생 시 이전 버전으로의 신속한 원복을 지원 합니다. 또한 부정확한 컨텐트의 유출 등을 관리하여 서비스 신뢰도가 향상 됩니다.

5> 체계적이고 효율적인 관리 체계 구축
- 문서를 체계적인고 효과적으로 관리함으로써 각 업무 담당자 간 업무 병목 해소 및 해당 문서의 생명 주기까지 자동관리 됨으로 다양하고 방대한 양의 컨텐트 관리를 효율적으로 수행 할 수 있습니다.

6> 서비스 속도 향상
- Internet 뿐만 아니라 Desktop, Google Open API 통한 다양한 지원으로 서비스 속도 향상을 이룩하였습니다.

그 밖에 기업내의 전자문서관리를 어떻게 해야 하는지 고민하는 기업 담당자 분들, iBCMS를 조금 더 알고 싶으신 분들은 dhkim@i-on.net 로 메일 주시기 바랍니다.

 

 

 

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