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아이온커뮤니케이션즈의 DAM(Digital Asset Management : 디지털 자산관리) 연계, 비상교육 Case Study

2014. 03. 12

아이온커뮤니케이션즈의 DAM(Digital Asset Management : 디지털 자산관리)을 연계한
비상교육 출판자원 관리 시스템 구축 프로젝트

- 디지털 자산관리 솔루션(제품 명: IDAS)도입으로 자원 접근성 및 관리 용이
- 중복 비용 방지와 시스템 유연성으로 업무 효율성 증대

현대사회의 사람들은 콘텐츠 비즈니스 시대에 살고 있다. 이에 과거, 종이 책인 미디어와 그 안에 포함된 내용인 콘텐츠를 제공하던 출판업계들도 다양한 형식의 디지털 콘텐츠를 제공하고자 전략을 수립하고 있다.

그러나 기대효과 대비 성과는 미미한 경우가 대부분이며, 새로운 시스템 적응의 어려움을 포함한 많은 문제로 인해, 업무의 효율성이 떨어지고 있다.

이에 기존 출판업계와 차별화된 내부 인프라 시스템을 갖춘 ‘비상교육 출판자원 관리 시스템 구축 프로젝트 사례’를 통해, 비상교육의 프로젝트 구축 시의 관련 고민, 최우선적으로 고려하는 부분, 해결방안 등에 대한 담당자들의 전반적인 이야기를 들어보고자 한다.

출판환경에 맞는 DAM(디지털 자산관리)도입으로 디지털 콘텐츠의 활용성 강화 및 다양하고 차별화된 서비스 제공

이번 프로젝트는 출판업계 특성에 맞는 ‘DAM(디지털 자산관리)시스템’을 구축하여, 디지털콘텐츠를 체계적으로 수집하는 것에서부터 관리(공유 포함), 배포, 확산까지 가능하도록 다양한 프레임을 제공하고 편의성을 높이는 것이 목표였다.
 
이를 위해 비상교육과 시스템 구축 과정을 공유하면서, 최적화된 인터페이스를 갖출 수 있도록 하였다. 또한, 다양한 형식의 디지털 콘텐츠를 안정적으로 관리 및 활용할 수 있도록 하였다.

    
[비상교육 박재우 SP]

 Q. 이번 프로젝트를 수행하게 된 배경에 대해 알고 싶다

한 권의 책을 만드는 과정에서 수많은 종류의 리소스 콘텐츠들이 생겨나는데, 그 자원들이 이제까지는 제대로 관리되지 않았다. 그래서 동일한 자원을 중복해서 생성하거나 담당자가 개별적으로 보관하던 자원을 유실하는 경우들도 발생했다.
 
이렇듯 기본적이면서도 가장 중요한 자원 관리 프로세스가 체계적이지 못해서 비용이 낭비되고 업무 효율이 떨어지는 것이 내부의 고민거리였다.

이러한 문제를 해결하기 위해 자원 관리시스템 구축을 생각하게 되었다. 결단은 쉽게 내렸으나 실행에는 많은 고민이 따랐다. 우리에게 필요한 기능들만 잘 살려 자체 개발할 것인가? 아니면 시중의 상용 솔루션을 구입하여 커스터마이징을 할 것인가? 수 차례의 내부 회의와 외부 개발 업체의 PT를 진행하면서 경험 있는 회사의 검증된 시스템을 도입하여 시대에 뒤쳐지지 않을 디테일한 시스템 구조까지 구현하는 것이 좋겠다고 판단했다.

그 결과, 내부에 있는 자원을 한군데서 관리할 수 있는 방법으로 DAM을 도입하기로 결정하였다. 이를 통해 자원의 중복 개발과 유실 방지, 전문적인 보안 설정 등의 효과를 창출하고자 하였다.

현재 비상교육은 출판 사업뿐만 아니라 온라인강의 사업, 모의고사 평가 사업, 학원 프랜차이즈 사업, 디지털 사업 등의 교육 전 분야를 아우르는 포트폴리오를 갖추고 있다. 이와 같은 비상교육의 다양한 교육 서비스는 교과서 및 교재 콘텐츠에서 출발한다. 이에 출판 자원을 잘 관리하여, 모든 사업 분야에서 유기적으로 활용할 수 있는 코어 시스템을 구축하기 위해, 효율적인 전사적 디지털 자산 관리 솔루션 IDAS를 도입하게 되었다.

Q. 가장 중점을 두고 추진하고자 한 것은 무엇인가

보유 자원을 체계적으로 정리해서 보관하고, 쉽게 찾아서 쓸 수 있게 하는 것이다. 이번 사업이 허술한 자원 관리로 인한 손실을 막아 보자는 데서 출발했기 때문이다..

또한 물리적인 파일에 메타데이터를 매핑함으로써 자원의 활용도를 높이는 것도 중점 추진 사항이었다. 메타데이터 등록을 통해 담당자가 아니더라도 자원의 종류와 성격을 쉽게 파악하고 활용할 수 있는 환경이 구축되었다. 이러한 환경은 업무 공유가 원활하게 이루어지도록 하는 데 기본이될 것이라 기대하고 있다. 이제 누구라도 시스템 상에서 필요한 자원을 빠르고 쉽게 검색해 다운로드할 수 있게 될 것이다.

다시 말해 각 부서에 분산되어 있는 출판 자원을 하나의 공간에 보관하여 파트별 실무 담당자들이 자원에 접근해서 다운로드하고 다양하게 활용하는 시나리오가 가능해지는 것, 이로 인해 업무의 효율성이 증대되고, 최종적으로 비상교육의 자산이 누수 없이 관리되는 것을 중점 목표로 두고 프로젝트를 진행하였다.

Q. 아이온커뮤니케이션즈의 솔루션을 선택한 이유가 궁금하다

내부 자체 개발보다는 안정성을 중요시하였다. 이에 인터넷 검색을 통해 적합한 DAM업체를 찾던 중, 아이온커뮤니케이션즈를 알게 되어 연락을 하게 되었다.

아이온커뮤니케이션즈에서는 사전 미팅, PT, 우선 협상 기간 동안 적극적인 자세로 출판 분야에서 잘 모를 수 있는 여러 컨설팅을 지원하였다. 그 과정에서 풍부한 경험과 탁월한 기술력을 확인할 수 있었고, 자사는 신뢰를 바탕으로 아이온커뮤니케이션즈를 사업 파트너로 선정할 수 있었다.

출판 분야에서는 아직 DAM이라는 용어 자체가 생소할 만큼 출판자원 관리 시스템 구축은 리스크가 큰 프로젝트이다. 그래서 시스템 구축과 운영 면에서 발생할 수 있는 여러 가지 이슈에 대한 지원이 절실한 상황이었다. 아이온커뮤니케이션즈는 이러한 지원을 발빠르게 해 줄 수 있다는 믿음을 주었다. 아이온커뮤니케이션즈는 이미 DAM 분야의 최선두에 선 전문 기업임에도 불구하고, 프로젝트 담당자분들은 늘 친절하고 겸손한 태도로 우리의 이야기를 경청해 주셨다. 그리고 실현 가능한 것과 불가능한 것들을 있는 그대로 말씀해 주셨고, 안 되는 것에 대해서는 대안도 함께 제시해 주셨다. 이러한 점들로 인해, 최종적으로 ‘아이온커뮤니케이션즈가 출판 환경에 맞는 DAM을 도입할 수 있을 것’이라는 판단을 내리게 되었다.

아이온커뮤니케이션즈는 타 솔루션 업체와 많이 달랐다. 상대방의 니즈를 정확하게 파악 및 반영하였으며, 기존의 유지 보수 개념에서 탈피하여 새로운 서비스를 제공하였다. 한 가지 예를 들어 보면, 더 좋은 기술이 개발될 경우 자사 담당자들에게 먼저 알려주며, 업데이트 서비스를 제공하는 것이 있었다.

덧붙여 아이온커뮤니케이션즈는 프로젝트 기간이 상당히 촉박하였음에도 불구하고, 불굴의 의지로 일정을 준수하고, 다양한 서비스까지 제공하는 등 프로젝트를 성공리에 마무리하였다.

   
[비상교육 박재우 SP]

Q. 매우 흥미롭다. 아이온커뮤니케이션즈의 솔루션 도입 후 가장 만족스러운 부분을 자세하게 설명해 주길 부탁한다

첫 번째로는 출판과 관련된 필요 자원 및 콘텐츠를 한 곳에 저장함으로써 일률적인 관리가 가능해진 점을 들고 싶다. 이제 자원의 중복 개발 가능성이 많이 줄어들었고, 한번 생성한 자원이 유실되거나 할 일도 없어지게 되었다.

두 번째로는 DAM이 도입됨으로써 유관 부서 간 자원을 요청하고 전달하는 업무의 효율성이 증대한 점을 들 수 있겠다. 여러 사업부에서 필요한 자원들을 손쉽게 활용할 수 있게 되었다.

세 번째로는 메타데이터를 등록하여 보유 자원에 대한 상세한 정보 확인이 가능해졌다는 것이다. 이제는 자원을 개발한 담당자가 없어도 자원의 사용처, 저작권 등의 정보를 확인할 수 있어서 신속하고 정확하게 자원을 여러 사업에서 서비스할 수 있게 되었다.

마지막 네 번째로는, 전 사원이 이전에 느끼지 못했던 자원 관리의 필요성을 이제는 느끼고 있다는 점이다. 이는 솔루션 도입 후, 회사 내부 조직 차원의 가장 큰 변화라고 본다.

Q. 비상교육의 향후 계획은 무엇인가

두 가지가 있다. 아직 콘텐츠 등록 단계이므로, 기존에 보유한 많은 자원을 DAM에 정확하게 등록하는 것이 1차 목표다.
그 다음에는 전 사원이 DAM을 능숙하고 편안하게 사용하도록 만드는 것이 목표이다. 서책 편집자들의 경우, 늘 시간에 쫓겨 작업을 해야 하며, 아직 DAM이 익숙하지 않아서 아직은 DAM의 활용도가 높지 않다. 그래서 편집자들에게 DAM의 사용법을 교육하고 다양한 활용 시나리오를 제공하여 활용도를 높여 볼 계획이다. 또한, 사용하면서 느끼는 의견들을 수렴하여 시스템을 고도화할 예정이다.

 Q. 마지막으로 바라는 점은 무엇인가

프로젝트에 있어 가장 중요한 것은 서로의 파트너십이다. 파트너십이 좋을 때 프로젝트는 순조롭게 진행되고, 그 결과물 또한 뚜렷하다고 생각한다. 이러한 생각처럼, 아이온커뮤니케이션즈는 프로젝트 수행 중에 어떠한 문제가 발생하더라도 늘 함께 해결 방안을 모색하며, 신속하게 이슈들을 해소해 주었다. 덕분에 이번 프로젝트는 만족스럽게 마무리되었다. 이 자리를 빌어, 프로젝트를 성공리에 마칠 수 있게 해 준 아이온커뮤니케이션즈에 감사의 말씀을 드리고 싶다.

한편, 앞으로 실무자들이 DAM을 사용하면서 기능 개선 관련 이슈가 다소 발생할 것 같다. 프로젝트 기간 및 그 외의 시간 동안, DAM 전문 업체 아이온커뮤니케이션즈가 다양한 구축 사례와 노하우를 기반으로 문제를 해결해 나갔던 것처럼, 향후에도 자사의 출판관리 시스템 운영에 도움을 주시길 바란다.

                                   
 [㈜ 아이온커뮤니케이션즈 회사 소개]

1999년 7월 설립된 ㈜아이온커뮤니케이션즈는 국내 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 및 디지털자산관리(DAM)분야의 대표 기업으로, 전사 콘텐츠 관리(ECM)를 포함하여, 웹 콘텐츠 관리(WCM) 전반에 걸친 다양한 솔루션과 제품을 제공하고 있다. 국내뿐만 아니라 일본에서도 웹 콘텐츠 관리 부문의 시장점유율 1위 자리를 지키고 있으며 이를 기반으로 미국, 인도네시아, 말레이시아 등 해외진출을 꾸준히 모색하고 있다. 이미 국내 시장과 일본시장을 기반으로 미국 시장과 인도네시아에 고객사를 확보한 가운데, 현재 유럽으로도 진출, 글로벌 소프트웨어 서비스 기업으로 성장하고 있다.

*아이온커뮤니케이션즈의 다양한 성공사례는 아이온커뮤니케이션즈 홈페이지 내 성공사례 페이지(http://www.i-on.net/news/success/index.html)에서 확인하실 수 있습니다.