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[CASE STUDY] 모두투어, e.Form(이폼) 서비스 도입으로 효율적인 계약체결

2019. 05. 02

e.Form 전자계약 서비스를 통해 기존 계약 진행 대비 예산을 90% 절감할 수 있었고, 쉬운 대량 발송과 다수의 관리자 설정으로 업무 효율성이 증대되었습니다.

▶기업 정보
- 기관명 : 모두투어
- 설립일 : 1989년 2월 14일
- 주소 : 서울특별시 중구 을지로 16 프레지던트호텔
- 사업분야
여행사업
- 소개글
: 모두투어는 인,아웃바운드 여행업과 호텔업, 호텔관광레저 사업에 집중하고 있는 국내 대형 여행사로 1989년, 국내 최초의 홀세일 여행사로 출범했다.

기존 대면계약이나 공인인증서를 통한 계약에는 여러 불편함이 존재했다.

800여 대리점과의 대면계약은 시간과 거리의 제약으로 인한 계약 진행의 어려움과 함께, 공인인증서 활용에 따른 비용까지 추가되어 많은 리소스가 소모되고 있었다.

아이온커뮤니케이션즈의 e.Form 전자계약 서비스는 휴대폰 인증으로 쉽고 안전하게 본인 인증이 가능하여 기존의 문제 사항들을 해결할 수 있었다.

자사 e.Form 전자계약 서비스를 통한 목표, 도입 효과 등에 대해 자세히 들어보고자 한다.

1. 모두투어와 담당자님에 대한 소개 부탁드립니다.

모두투어는 창립 30주년 된 홀세일 여행사입니다. 여행업계의 도매업이라는 개념입니다. 업력이 오래된 회사고 저는 그 안에서 대리점 영업과 채널 운영 지원을 담당하고 있는 영업지원부에 소속되어 있습니다.

2. 전자계약서비스를 도입하게 된 계기가 있으신가요?

모두투어는 전국 약 800개의 대리점과 제휴 계약서를 1년에 한 번씩 갱신해야 합니다. 처음에는 출력 및 직접 방문으로 계약을 진행하다가 이후에는 공인인증 시스템을 도입하여 계약을 진행했는데요. 이 또한 업무의 비효율과 비용 문제 등 들어가는 리소스가 너무 많다고 판단되어 휴대폰 본인 인증 형태의 e.Form 전자계약 서비스를 도입하게 되었습니다.

3. e.Form 도입을 통한 목표는 무엇이었나요?

기존의 공인인증 시스템은 관리자 설정에 제한이 있었기 때문에, 본사 영업지원팀에서 전국 800개 대리점과 직접 컨텍하여 수많은 계약서를 진행해야만 했습니다. 반면 e.Form 서비스는 관리자를 자유롭게 지정할 수 있고, 계약서 관리도 편리합니다. 올해부터는 각 영업부에 관리자를 두어, e.Form 서비스에 대해 교육을 진행한 뒤 각 지역별 영업부에서 계약서와 대리점을 케어하는 형태로 리소스를 분할해 보다 효율적으로 계약을 진행하고자 합니다.

4. e.Form을 통해 주로 어떤 계약을 진행 중인가요?

현재 모두투어 영업본부에서 사용하는 전자 계약의 90%는 제휴 계약입니다. 제휴 계약이란 대리점과 모두투어 간의 상품 판매에 대한 부분과 대리점과 거래를 진행하는 데 있어 여러 가지 사항을 규정하는 것입니다. 그 외에는 광고 약정서나 해지 계약서 등에서 활용 중입니다.
현재 모두투어 영업본부에서는 e.Form 서비스를 통해 거의 100% 계약을 진행 중이며, 본사 전체 비율을 기준으로 하면 6~70% 정도로 사용하고 있습니다.
차후에는 그외의 유관부서에서도 각종 계약서를 e.Form 서비스로 활용하는 방안을 검토해 볼 수 있을 것 같습니다.

5. e.Form 도입으로 어떤 효과가 있으셨나요?

먼저, 비용 부분에서 90%를 절감할 수 있었습니다. 기존 공인인증서 시스템으로 계약 시엔 피계약자, 즉 수신자도 금액을 지불해야 했습니다. 공인인증서를 활용하기 위해 수신자 측에서는 최초 15,000원의 공인인증서 발급 비용이 발생하고 , 계약체결당 6,600원의 비용이 발생했죠 . 또한 본사 입장에서는 전자서명 업체 측과 별도의 관리비를 정산해야 했습니다.

하지만 e.Form 서비스의 경우, 전송 건수만 결제하면 다양한 기능이 기본으로 제공되고 건당 400원이라는 저렴한 가격으로 진행할 수 있어 기존에 비해 예산이 90% 정도 감소되었습니다. 모두투어는 대리점과 상생하기 때문에 대리점과의 관계를 중시하는데요. 앞서 말씀드린 바와 같이, 비용이 크게 절감되어 수신자(대리점) 측에서도 좋은 반응을 보이고 있어 더욱 만족합니다.

그리고 e.Form 서비스의 경우 작성 완료와 동시에 사본과 작성에 대한 상세한 정보가 담긴 폼 작성 인증서가 교부되어 좋았습니다. 더불어 안전한 법적 효력 갖고 있기에 다수의 대리점과 기존보다 수월하게 계약을 진행할 수 있게 되었습니다.

6. 전자계약 업체가 굉장히 많은데 e.Form을 선택하신 이유가 있으신 가요?

e.Form 서비스는 대량 전송을 쉽게 진행할 수 있으며 다양한 필드를 활용하여 폼을 직접 등록할 수 있어 확장성이 있다고 판단했기 때문입니다. 또한 제휴 계약서의 페이지가 많아서 기존에는 중간에 서명이 누락되는 부분이 있었습니다. 반면 e.Form 서비스는 필수 입력 지정으로 반드시 입력해야 할 부분을 입력하지 않으면 수신자가 작성 완료를 할 수 없도록 설정할 수 있어 서명 누락에 대한 우려가 해소되었습니다.

7. 향후 기대효과가 있으신 가요?

해외 랜드사와의 계약 형태가 수월해질 것으로 예상됩니다. 기존에는 해외랜드사와 계약 체결 시 1년에 한번 랜드사가 한국에 들어오는 날짜에 맞춰 서면으로 계약을 하거나 국제 우편으로 진행했습니다. 그러다 보니, 계약 체결까지의 꽤 오랜 시간이 걸렸습니다.
e.Form 서비스는 시간과 장소에 구애받지 않고 외국에 있는 수신자와도 간편하게 계약 진행이 가능하기 때문에 이러한 불편함을 해소할 수 있을 것으로 기대하고 있습니다.