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[CASE STUDY] 대우루컴즈, e.Form(이폼) 서비스 도입으로 체계적인 계약문서관리
2017. 05. 18

"대우루컴즈, e.Form(이폼) 서비스 도입으로 체계적인 계약문서 관리"

▶도입제품
모바일 전자계약 통합 서비스 이폼(e.Form)

▶기업정보
-회사명: 대우루컴즈
-설립: 2002년 10월 26일
-주소지: 서울시 서초구 방배동 869-8 대우루컴즈
-사업분야: 컴퓨터, 디스플레이, 특수제품(정보/보안기기) 제조 및 판매, 통합솔루션사업
-소개글: 2002년 설립되어 컴퓨터, 디스플레이, 특수제품(정보/보안기기) 제조 및 판매사업과 통합솔루션 사업을 하는 IT전문 기업이다.


대리점 또는 가맹점 계약을 진행하는 국내 기업들은 전국에 위치한 업체를 일일이 방문하여 계약을 진행하는 데에 많은 시간과 비용을 할애하여 어려움을 겪고있다.
지속적인 고부가가치 산업과 신기술 개발투자로 국내 뿐만 아니라 해외 주요 국가에 탄탄하게 자리를 잡은 우리나라 대표 컴퓨터/디스플레이 전문 제조사 (주)대우루컴즈는 위와 같은 문제점을 해결하고자 아이온커뮤니케션즈의 e.Form(이폼)서비스 도입하여 ‘페이퍼리스(Paperless)’ 업무 환경을 실현하고 있다.
도입 후, 효율적인 업무처리 및 비용절감 효과를 보았고, 전자계약서 사용을 통해 ‘스마트한 기업’이라는 좋은 인식을 남기게 되어 일석다조(一石多鳥) 효과를 보고 있다는 대우루컴즈 영업기획실 윤수진 차장과의 인터뷰를 통해 e.Form(이폼)서비스를 도입하게 된 배경 및 목표, 도입 후 효과, 프로젝트 소감 등 총 4가지 부문에 대해 구체적으로 들어보고자 한다.


1) 간단한 소개 및 e.Form(이폼)을 도입하게 된 배경에 대해 듣고싶습니다.

안녕하세요 저는 대우루컴즈 영업기획실에서 일하고 있는 윤수진 차장입니다. 간단한 회사 소개를 드리자면, 대우루컴즈는 2002년 대우전자의 모니터 사업부가 분사하여 독립한 이후 2005년 대우 컴퓨터를 인수하여 설립된 IT 전문 회사로, 지속적인 기술혁신을 통해 최근 5년 연속 공공조달시장 전체 PC 시장 상위권 유지(1~3위)를 하고 있는 건실한 중소기업입니다.

처음 지인을 통해 전자계약 서비스에 대해 알게 되었습니다. 당시, 국내 서비스가 아닌 해외 전자계약 서비스에 대해 소개를 받았는데, 국내에서 사용하기에는 어려움과 제약이 많아 보였습니다. 이에 국내에서 전자계약서비스를 제공하는 몇 개 업체를 알아보던 중에 아이온커뮤니케이션즈 e.Form(이폼) 서비스를 눈여겨보게 되었습니다.

타업체의 전자계약서비스와 비교 해보았을 때, 아래와 같은 세 가지 이유로 e.Form(이폼)을 선택하게 되었습니다.

1) 별도의 회원가입 없이, 이메일 또는 문자를 통해 링크를 제공함으로써 쉽고 빠르게 계약을 진행할 수 있다.
2) 직관적인 화면구성으로 누구나 쉽게 폼 제작이 가능하고, 웹사이트 및 블로그에 기능 및 사용방법과 법적 효력에 대한 부분까지 상세히 설명되어 있어 믿음이 갔다.
3) 한달 간의 무료체험을 통해 전자계약서비스를 접해볼 수 있었고, 이에 확신을 가지고 도입할 수 있었다.

2) e.Form(이폼) 도입을 통한 남양유업의 궁극적인 목표는 무엇인가요?

가장 궁극적인 목표는 효율적인 대리점 계약 진행을 통해 영업사원들의 업무 효율을 증가시키는 것입니다. e.Form(이폼) 도입을 통해 단순한 계약 진행을 위해 멀리 위치한 대리점으로 이동하지 않고, 그 시간을 활용해 신규 대리점 방문을 통한 영업, 고객 유치를 위한 활동 등과 같은 좀 더 유의미한 업무에 시간을 할애하고자 했습니다.

둘째로는 체계적인 계약 문서관리입니다. 
모든 계약 문서를 종이로 인쇄하여 보관할 때에는 계약서 유실 위험도 있었고, 문서를 찾거나 관리하는 부분에 대해 어려움을 겪었습니다. e.Form(이폼)도입을 통해 손쉬운 검색과 간편한 문서 관리로 간소화된 문서업무를 실현하고자 합니다.

3) e.Form(이폼) 도입 후에는 어떤 효과들이 있었나요?

아이온커뮤니케이션즈의 e.Form(이폼) 서비스를 도입하면서 업무 처리시간 단축 및 체계적인 문서관리가 가능해졌습니다. 계약 진행 시 1~3일 걸리던 업무가 30분 내에 신속한 처리가 가능해져 단순히 계약 업무에만 소비하던 시간을 줄이고 다른 업무에 투자할 수 있어 업무시간을 효율적으로 사용할 수 있게 되었고, 계약 진행 시 먼 거리를 이동하며 발생되었던 비용에 대한 부담이 많이 줄어들었습니다. 직접적으로 e.Form(이폼)을 사용하는 자사의 영업사원들의 만족도 또한 높아 도입한 부분에 있어 후회 없습니다! 
또한 위에서 말씀드렸다시피, 체계적인 문서 관리가 가능해져 만족스러운데요. 이전에는 일일이 종이계약서를 관리했지만, 지금은 종이계약서를 따로 보관하지 않아도 쉽고 체계적인 계약 문서 관리가 되니 정말 편리합니다. 

4) 마지막으로, e.Form(이폼) 서비스 사용 소감 및 한 말씀 부탁드리겠습니다.

e.Form(이폼) 전자계약 서비스를 사용하면서 문의사항이나 어려운 부분이 있어 전화드릴 때마다 이폼 서비스팀에서  친절하고, 알기 쉽게 설명 해주셔서 감사드리고, 이폼 블로그에도 다양한 기능들에 대한 상세한 설명이 나와있어 너무 잘 사용하고 있습니다. 
현재 e.Form(이폼) 사용 초기 단계인지라 활용에 미숙한 부분이 있고, 많은 계약 건수에 적용을 하고 있지 않지만, 앞으로 점차 확대 적용해 ‘페이퍼리스(Paperless)’ 업무환경을 구축해 나갈 계획입니다. 마지막으로, e.Form(이폼) 서비스의 발전을 응원하며, 더욱 발전하는 아이온커뮤니케이션즈가 되시길 기원하겠습니다^^

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