既存文書管理体系は、主に独立的なシステム、個人PC 、紙文書またはHard-copyなどで単純保管・管理されてきました。そのような単純に保管管理は保安上穴が生じやくす、文書バージョン管理の厳しさ、保管場所所要による費用の増加、間違った文書で業務処理上不具合の発生、紙ベースでの手動的な資料検索及び活用での業務処理の遅延、変更・商人手続きの長時間の所要など企業業務プロセス全般にかけて多くの問題を抱えています。
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記録管理
(Record Management)
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紙文書を含めているファイルフォルダの管理
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様式管理
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(Form Management)
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データ収集 ・報告のため、
様式紙によって作成された文書の管理
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報告書の管理
(Report Management)
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紙で出力された報告書の管理
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指示文書、マニュアル管理
(Directive & Manual Mgmt)
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業務規定集、指示文の管理
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貯蔵管理
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(Archive Management)
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文書管理規定
による公式的な文書の保管及び保存管理
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問題点の漏出
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情報不足による意思決定の遅延
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事務業務のCOST の増大
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情報の重複によるシステム資源の浪費
- Vital Business Data管理の不在
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情報補完管理の弱点
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柔軟性、即時性の欠如
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* 文書管理導入の必要性
1.
文書や情報の爆発的な増加とそれによる処理及び管理業務の増加によって発生する企業の問題点を改善、事務生産性を向上させるため
EDMSの導入が成り立っている。
2.
文書や情報が増加することによって文書分類体系や標準が不備して、文書及び情報の共有が成り立たないため、体系的な文書管理の必要性が持上げられている。
1) 文書分類体系の不十分
2) 文書履歴管理の不十分
3) 文書標準の不備
4) 管理対象文書の過多
5) 文書関連情報の共有の不備
6) 文書流動の非効率性
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